Vielleicht hast du längst einen Kalender. Möglicherweise sogar einen wunderbar farblich sortierten Google Kalender. Deine Termine stehen drin, du weißt, wann du zum Zahnarzt musst und wann der nächste Bericht fällig ist. Trotzdem fragst du dich am Ende des Tages immer wieder: Wo ist eigentlich die ganze Zeit geblieben?
Das Problem ist oft gar nicht, dass wir zu wenig planen. Viele von uns planen sogar ausgesprochen viel. Wir schreiben Listen, kaufen Terminplaner, laden Apps herunter und überlegen uns ausgeklügelte Tagesabläufe. Nur hat der Alltag leider die Angewohnheit, sich nicht an unsere Pläne zu halten.
Wir schauen auf den nächsten Tag und denken: Morgen Nachmittag habe ich drei Stunden frei. Da schaffe ich einiges! Doch dann dauert eine Besprechung länger, wir müssen noch etwas essen, eine dringende E-Mail beantworten und brauchen für einen Weg doppelt so lange wie gedacht. Zwischendurch benötigen wir auch mal eine Pause. Und schon sind die drei Stunden verschwunden. Ein guter Kalender sollte uns deshalb nicht nur zeigen, was wir vorhaben, sondern auch, wie viel Zeit uns tatsächlich bleibt.
Warum Zeitmanagement bei ADHS besonders schwierig sein kann
ADHS betrifft nicht nur unsere Aufmerksamkeit, sondern auch sogenannte exekutive Funktionen. Dazu gehören unter anderem die Fähigkeit, Aufgaben zu planen, sich zu organisieren und die eigene Zeit einzuteilen. Untersuchungen zur Zeitwahrnehmung zeigen, dass Menschen mit ADHS teilweise Schwierigkeiten haben, Zeitspannen richtig einzuschätzen. Eine Metaanalyse, die verschiedene Altersgruppen berücksichtigte, fand ebenfalls Unterschiede in der Zeitwahrnehmung zwischen Menschen mit und ohne ADHS.
Allerdings ist die Studienlage gerade bei Erwachsenen noch begrenzt, und nicht alle Untersuchungen kommen zu denselben Ergebnissen. Im Alltag merken wir das beispielsweise daran, dass wir für eine Aufgabe zwanzig Minuten einplanen, tatsächlich aber eine Stunde brauchen. Oder dass wir um 14 Uhr einen Termin haben, aber erst um 13:45 Uhr anfangen, uns fertig zu machen. Manchmal betrachten wir einen freien Nachmittag als riesiges Zeitfenster und übersehen dabei all die kleinen Dinge, die zwischendurch erledigt werden müssen.
Häufig wird dafür der Begriff Zeitblindheit verwendet. Er beschreibt Schwierigkeiten, den Zeitverlauf wahrzunehmen oder realistisch einzuschätzen. Deshalb reicht der Ratschlag „Benutz doch einfach einen Kalender!“ bei ADHS oft nicht aus. Der Kalender muss uns helfen, unsere Zeit besser einzuschätzen.
Unseren tatsächlichen Alltag in den Kalender eintragen
Die meisten von uns tragen zunächst die offensichtlichen Termine ein:
10:00–10:30 Uhr: Zahnarzt
12:00–13:00 Uhr: Besprechung
15:30 Uhr: Kinder abholen
Aber nehmen wir einmal den Zahnarzttermin. Dauert er wirklich nur von 10 bis 10:30 Uhr? Vielleicht müssen wir schon um 9:30 Uhr losfahren. Der Termin dauert bis 10:40 Uhr, und erst um 11:10 Uhr sind wir wieder zu Hause. Dann machen wir uns einen Kaffee, beantworten eine Nachricht und brauchen noch ein paar Minuten, bis wir wieder bei der Arbeit sind. Plötzlich beansprucht der halbstündige Termin fast zwei Stunden unseres Vormittags.
Deshalb betrachte ich einen Kalender lieber als eine Übersicht über meinen tatsächlichen Tagesablauf und nicht nur als Sammlung von Terminen. Dazu gehören Arbeit, Unterricht, Besprechungen, Fahrzeiten, Sport, Mahlzeiten und regelmäßige Verpflichtungen. Vor allem sollten wir auch etwas Luft zwischen den einzelnen Aktivitäten lassen. Natürlich müssen wir nicht jede Tasse Kaffee oder jeden Gang ins Badezimmer eintragen. Es geht lediglich darum, die vielen kleinen Dinge nicht zu vergessen, die ebenfalls Zeit kosten.
Plane nicht für eine unrealistisch produktive Version von dir selbst
Eine weitere Falle kenne ich nur zu gut: Wir erstellen unseren Tagesplan für eine zukünftige Version von uns selbst, die unglaublich effizient ist. Morgens stehen wir sofort beim ersten Klingeln des Weckers auf. Den Bericht schreiben wir in 45 Minuten, lassen uns nicht ablenken und brauchen nach drei Besprechungen natürlich keine Pause. Nebenbei beantworten wir sämtliche E-Mails, treiben Sport, kochen und räumen endlich den Schrank auf.
Dann kommt der nächste Tag, und schon mittags ist unser schöner Plan hinfällig. Vielleicht liegt das aber gar nicht daran, dass wir uns nicht genügend angestrengt haben. Vielleicht war der Plan von Anfang an unrealistisch. Wenn wir morgens normalerweise eine halbe Stunde brauchen, um aus dem Haus zu kommen, werden wir nicht plötzlich in zehn Minuten fertig, nur weil das so im Kalender steht. Und wenn wir für einen Bericht gewöhnlich drei Stunden benötigen, sollten wir nicht einfach eine Stunde einplanen, weil wir uns dieses Mal besonders gut konzentrieren wollen. Ein realistischer Kalender orientiert sich daran, wie wir tatsächlich arbeiten, nicht daran, wie produktiv wir gerne wären.
Plane lieber etwas mehr Zeit ein
Wenn wir unseren Alltag genauer betrachten, fällt häufig auf, dass wir den Zeitaufwand für viele Aufgaben unterschätzen.
Wir denken:
Die E-Mails beantworte ich schnell in zwanzig Minuten.
Die Küche räume ich noch auf, bevor ich losfahre.
Die Präsentation schaffe ich heute Nachmittag.
Manchmal stimmt das sogar. Häufig dauert es aber länger. Statt uns darüber zu ärgern, können wir unsere Zeitplanung schrittweise verbessern. Wenn wir glauben, für eine Aufgabe eine Stunde zu brauchen, planen wir zunächst vielleicht anderthalb Stunden ein.
Anschließend schauen wir, wie lange es tatsächlich gedauert hat. Wie viel Zeit brauchen wir für einen Bericht? Wie lange dauert es morgens, bis alle Kinder aus dem Haus sind? Und wie viel Vorbereitung benötigt eine wichtige Besprechung? Je besser wir unsere eigenen Abläufe kennenlernen, desto realistischer können wir planen.
Teile größere Projekte in einzelne Schritte auf
Besonders hilfreich wird ein Kalender bei Aufgaben, die wir nicht an einem einzigen Tag erledigen können. Nehmen wir an, du schreibst in drei Wochen eine Französischprüfung. Natürlich kannst du den Prüfungstermin in deinen Kalender eintragen. Aber dadurch hast du noch keine Zeit zum Lernen eingeplant. Ähnlich ist es im Beruf. Der Eintrag „Präsentation bis Freitag fertigstellen“ erinnert dich zwar an die Abgabefrist, hilft dir aber nicht unbedingt dabei, rechtzeitig anzufangen. Daher überlegen wir besser, welche einzelnen Schritte notwendig sind, und verteile sie auf mehrere Tage:
Montag: Informationen sammeln
Dienstag: Gliederung erstellen
Mittwoch: Folien vorbereiten
Donnerstag: Präsentation überarbeiten und fertigstellen
Gerade bei ADHS können größere Projekte lange ziemlich abstrakt bleiben, bis die Deadline plötzlich unmittelbar bevorsteht. Wenn wir sie in kleinere Schritte aufteilen und diese im Kalender festhalten, wird viel deutlicher, womit wir als Nächstes anfangen können.
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Ein Kalender hilft nur, wenn wir ihn auch benutzen
Den perfekten ADHS-Kalender gibt es nicht. Manche Menschen lieben Google Kalender, andere brauchen einen großen Wandkalender oder einen Terminplaner, in den sie mit der Hand schreiben können. Entscheidend ist nicht, welches System besonders ausgeklügelt ist, sondern ob wir es im Alltag tatsächlich nutzen. Ein wunderschöner Terminplaner, der geschlossen im Regal liegt, hilft uns genauso wenig wie ein digitaler Kalender, den wir nie öffnen.
Deshalb würde ich das System möglichst einfach halten. Wenn schon die Pflege unseres Kalenders zu einer aufwendigen Aufgabe wird, verlieren wir schnell die Lust daran. Hilfreich kann es sein, den Blick in den Kalender mit einer bestehenden Gewohnheit zu verbinden. Vielleicht schaust du morgens beim ersten Kaffee nach, was heute ansteht. Oder du überprüfst am Ende des Arbeitstags kurz deine Termine für morgen. So wird der Kalender nach und nach zu einem festen Bestandteil deines Alltags.
Etwas Luft zwischen den Terminen lassen
Wenn wir besser organisiert sein möchten, neigen wir manchmal dazu, jede freie Stunde zu verplanen. Von 9 bis 10 Uhr beantworten wir E-Mails, anschließend haben wir eine Besprechung, danach schreiben wir einen Bericht und in der Mittagspause erledigen wir noch schnell ein paar private Dinge. Auf dem Papier sieht das wunderbar produktiv aus. Im Alltag reicht allerdings eine Besprechung, die zwanzig Minuten länger dauert, und schon gerät alles durcheinander.
Außerdem sind wir keine Maschinen. Wir brauchen Zeit zum Essen, für eine Tasse Kaffee, eine kurze Pause oder einfach, um nach einer anstrengenden Besprechung wieder einen klaren Kopf zu bekommen. Eine freie halbe Stunde im Kalender ist deshalb nicht unbedingt verschwendete Zeit. Manchmal sorgt sie erst dafür, dass der restliche Tag funktioniert.
Gerade bei ADHS lohnt es sich außerdem, nicht nur die verfügbare Zeit, sondern auch die eigene Energie zu berücksichtigen. Drei einstündige Besprechungen beanspruchen vielleicht nur drei Stunden im Kalender, können uns aber deutlich länger beschäftigen oder erschöpfen.
Und wenn der Plan nicht aufgeht?
Das wird immer wieder passieren. Ein Kind wird krank, eine Besprechung dauert länger oder wir sind morgens einfach nicht so fit wie gedacht. Dann schauen wir auf unseren sorgfältig ausgearbeiteten Tagesplan und denken vielleicht: Jetzt ist sowieso alles durcheinander! Aber ein Kalender ist kein Vertrag, an den wir uns unter allen Umständen halten müssen. Wir können Termine verschieben, Aufgaben auf den nächsten Tag verlegen oder entscheiden, dass etwas im Moment gar nicht so wichtig ist. Gerade für Menschen mit ADHS kann das eine wichtige Fähigkeit sein: Nicht immer den perfekten Plan erstellen zu wollen, sondern zu lernen, flexibel damit umzugehen, wenn der Alltag dazwischenkommt.
Ein guter Kalender soll uns das Leben leichter machen
Letztlich geht es beim Zeitmanagement nicht darum, möglichst viel Arbeit in einen Tag hineinzupressen. Ein Kalender soll uns vor allem entlasten, indem wir uns nicht ständig alles merken müssen. Auch die Forschung liefert Hinweise darauf, warum das bei ADHS besonders hilfreich sein kann. Untersuchungen zum sogenannten prospektiven Gedächtnis – also unserer Fähigkeit, uns an zukünftige Vorhaben zu erinnern – zeigen Zusammenhänge zwischen ADHS-Symptomen und Schwierigkeiten bei der Planung und Umsetzung solcher Vorhaben. Eine Studie mit Erwachsenen mit ADHS fand beispielsweise besonders deutliche Probleme bei der Aufgabenplanung.
Natürlich kann ein Kalender nicht alle Schwierigkeiten lösen, die mit ADHS einhergehen. Aber er kann uns zeigen, dass der Dienstag eben doch nicht so frei ist, wie wir dachten. Dass wir für den Zahnarzttermin auch die Fahrtzeit berücksichtigen müssen. Und dass wir mit der Vorbereitung einer Prüfung nicht erst am Abend vorher anfangen sollten. Vor allem hilft er uns dabei, realistischer zu planen, statt ständig von uns zu erwarten, dass wir alles schneller erledigen, uns nie ablenken lassen und keine Pausen brauchen. Ein guter Kalender zeigt uns nicht, wie produktiv wir sein sollten, sondern wie viel Zeit wir tatsächlich haben. Und das ist eine viel bessere Grundlage für unseren Alltag.
Häufig gestellte Fragen
Warum funktionieren Kalender bei ADHS oft nicht?
Ein Kalender hilft nur dann, wenn er unseren Alltag realistisch abbildet. Wenn wir ausschließlich Termine eintragen, übersehen wir häufig Fahrzeiten, Vorbereitungen, Pausen und andere Verpflichtungen. Gerade bei ADHS kann es deshalb sinnvoll sein, auch diese Zeiten zu berücksichtigen und größere Aufgaben in einzelne Schritte aufzuteilen.
Was bedeutet Zeitblindheit bei ADHS?
Zeitblindheit ist ein umgangssprachlicher Begriff für Schwierigkeiten, den Zeitverlauf wahrzunehmen oder einzuschätzen. Manche Menschen mit ADHS unterschätzen beispielsweise, wie lange eine Aufgabe dauert, oder bemerken zu spät, dass sie sich auf einen Termin vorbereiten müssen. Allerdings sind diese Schwierigkeiten individuell unterschiedlich ausgeprägt.
Ist ein digitaler Kalender oder ein Papierkalender besser bei ADHS?
Beides kann funktionieren. Digitale Kalender bieten Erinnerungsfunktionen und lassen sich leicht verändern. Papierkalender machen Termine dagegen oft besonders anschaulich. Entscheidend ist, welches System du regelmäßig nutzt. Manche Menschen kombinieren auch beide Varianten.
Sollte ich auch Aufgaben in meinen Kalender eintragen?
Bei größeren oder zeitkritischen Aufgaben ist das besonders sinnvoll. Statt nur die Abgabefrist festzuhalten, kannst du die notwendigen Arbeitsschritte auf mehrere Tage verteilen. Allerdings musst du nicht jede Kleinigkeit eintragen. Ein überladener Kalender kann schnell unübersichtlich werden.
Was kann ich tun, wenn ich mich nie an meinen Zeitplan halte?
Überlege zunächst, ob dein Plan überhaupt realistisch war. Vielleicht hast du zu wenig Zeit eingeplant, Pausen vergessen oder dir zu viel vorgenommen. Ein Kalender soll dir helfen, deinen Alltag besser zu organisieren – nicht dir ständig das Gefühl geben, deinen eigenen Erwartungen nicht gerecht zu werden.
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